Logo Ürünleri ile e-Fatura Gönderimie-fatura için kullanılan Logo uygulamalarında yapılması gereken işlemler şunlardır:
1. Firma Tanımında e-Fatura Kullanıcı Bilgilerinin Girilmesi.Firmanın e-fatura sistemini kullanacağı firma tanımı Detaylar penceresinde e-Devlet başlığı altında yer alan e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir.Firmanın e-fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, Kurum Tipi (Gerçek Kişi / Tüzel Kişi) mutlaka belirtilmelidir. Kurum tipi “Gerçek Kişi” olarak belirlendiğinde, aşağıdaki bilgilerin girilmesi zorunludur:
Firmanın e-fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. Eğer Kontrol Tipi alanında "Firma Bazında" seçilirse, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarının doldurulması zorunludur. "İşyeri Bazında" seçilirse bu alanlar firmaya ait ve e-fatura kullanıcısı olarak belirlenen işyerlerinin tamım kartlarında doldurulmalıdır.Etiket Mekanizması.Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir.
E-Fatura sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta
Kutusu’dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir.Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jspadresinde yayımlanmaktadır.
E-fatura uygulaması kapsamında, kullanıcılar firmalara fatura gönderirken birden fazla etiket kullanabilir; sevkiyat hesabına göre ya da cari hesaba göre gönderim yapabilirler. Etiket bilgisi, Cari Hesap Kartı / LogoConnect sekmesinde yer alan Etiket Bilgisi alanında yapılan seçim doğrultusunda geçerli olur; şöyle ki,
Etiket Bilgisi alanında Cari Hesap seçimi yapıldığında, e-fatura gönderiminde ilgili cari hesap kartında bulunan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi kullanılır. Cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında “Cari Hesap” seçili ise posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında, kullanıcı ilgili firmaya e-fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında “Sevkiyat Adresi” seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.Not: E-Fatura kaydında seçilen cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve etiket bilgisi “Sevkiyat Adresi” olarak belirlenmişse, fatura Detaylar sekmesinde yer alan Sevkiyat Adresi alanının doldurulması zorunludur.
2. Firma Web Adresinin Girilmesi
Sistem İşletmeninde “Yönetim / Firmalar” yolu ile açılan Firma Tanımları ekranında Detaylar seçeneği ile açılan pencerede Firma Bilgilerinde firmanın Web adresi girilir.
Bu alan e-Fatura için seçimli olan bir alan olduğu için e-Faturalarda bu alanın doldurulması zorunlu değildir.
3. İşyerlerinin e-Fatura Kullanıcısı Olarak Belirlenmesi
Firmanın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. Eğer Kontrol Tipi alanında "İşyeri Bazında" seçilirse, e-fatura kullanacak olan işyerleri, firmaya ait işyeri tanımlarında Detaylar penceresinde / e-Devlet sekmesinde yer alan "E-Fatura Kullanıcısı" alanı işaretlenerek belirlenir. Bu durumda, Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarının doldurulması zorunludur. (Bkz. Etiket Mekanizması)
4. e-Fatura Kayıt Numaralama Şablonlarının Tanımlanması
Fatura Numarasının GİB’ in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri asında e-Fatura başlığı ile yer almaktadır.
Bu şablonda Fatura No için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. Numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir.
Sabit 3 karakter : “GID”
Sabit 4 karakter yıl seçimli : YYYY
Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.
5. e-fatura Sistemi ile Çalışan Alıcı ve Satıcıların Belirlenmesi
Cari Hesap Kartı / LogoConnect sayfasında cari hesabın e-fatura kullanıcısı olduğu e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. (Bu seçenek, çalışılan firmanın e-fatura kullanıcısı olması halinde aktif olur.) e-Fatura uygulamasını ne şekilde kullanacağı ise Senaryo başlığı altındaki Temel ya da Ticari seçeneklerinden birisi seçilerek belirlenir.
Cari hesabın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, e-fatura alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileri Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarından doldurulur. Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.
Cari Hesap LogoConnect sekmesindeki Etiket Bilgisi alanında Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında ise, kullanıcı ilgili firmaya e-fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında “Sevkiyat Adresi” seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.
Not: Cari hesabın e-fatura kullanıcısı olması durumunda, Vergi Numarası ve Ülke Kodu alanları mutlaka doldurulmalıdır. Bu bilgiler girilmeden cari hesap tanımı kaydedilmeyecektir.E-Fatura Cari Hesap Kontrolü
Cari hesap kartı eklendiğinde kartta girilen vergi kimlik numarasına bakılarak ilgili cari hesabın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek için Cari Hesap Çalışma Bilgileri'nde yer alan “E-Fatura - Cari Hesap Kontrolü”parametresi kullanılır.Kontrol sonucu ekrana gelen pencerede “Cari Hesapları Güncelle” seçeneği tıklandığında,ilgili cari hesap kartındaki e-fatura bilgileri otomatik olarak güncellenir.
Bu parametre kullanılmadan manuel olarak da e-Fatura kontrolü yapılabilir. Bunun için Cari Hesap Kartı F9 menüde yer alan E-Fatura - Cari Hesap Kontrolü ve E-Fatura – Toplu Cari Hesap Kontrolü seçenekleri kullanılır.
6. e-Fatura Ek vergi Kodlarının Girilmesi
e-fatura sisteminde kullanılacak ek vergi evrensel kodları ek vergi tanımında Evrensel Kodu alanında belirtilir. kullanılacak ek vergi evrensel kodları ek vergi tanımında Evrensel Kodu alanında belirtilir.
7. Birim Setinde Yer Alan Birimler için Evrensel Kodların Verilmesi
Birim setlerinde yer alan her birim için geçerli olacak evrensel kod, birim tanımındaki evrensel kod alanında seçilir.
Not: E-fatura kullanıcısı olan firmalarda, Birim Seti ve Ek Vergi tanımlanırken, ilgili kartların Evrensel Kod bilgisi girilmeden kaydedilmesine izin verilmez.
8. Ödeme/Tahsilat Planları için Evrensel Kodların Verilmesi
Ödeme/Tahsilat planları için geçerli olacak evrensel kod, tanım penceresinde Evrensel Kodu alanında belirtilir. Burada belirtilen evrensel kod, ödeme planı satırlarında yer alan Evrensel Kod öndeğerini belirler.
Ödeme planı satırı için farklı bir evrensel kod sözkonusu ise satırda yer alan evresel kod alanında belirtilmelidir.
Fatura üzerinde "F9 menüsü/Ödeme Hareketleri" yolu ile ulaşılan "Ödeme İşlemleri" penceresinde "Evrensel Kod" kolonu yer alır. Bu alan ön değerini, varsa "Ödeme Tahsilat Planı"nın ilgili satırında seçilmiş olan Evrensel Kod alanından alır.
Ödeme hareketlerinde birleştirme yapılırsa bu alanın değeri "Faturaya seçilmiş olan Ödeme Planı satırlarından" gelir. Kullanıcı isterse bu alanı değiştirebilir.
Fatura gönderiminde faturanın Ödeme Hareketlerinde "Evrensel Kod" alanı girilmemiş olan satırlar UBL-TR formata eklenmez, yalnızca Evrensel Kod alanı dolu olan satırlar UBL-TR formatına çevrilir ve UBL formattaki faturaya eklenir.
9. e-Fatura Uygulaması ile gelen Fatura Ekleri
e-Fatura uygulaması ile gönderilebilecek fatura türleri Satış Faturası ve Satınalma İade Faturasıdır. Bunun yanında e-Fatura uygulaması ile alınıp sisteme işlenecek fatura türleri “Satınalma Faturası” ve “Satış İade Faturası”dır.
Faturanın e-fatura olduğu fatura üzerinde yer alan faturalama türü alanından belirlenir. Cari Hesap alanında ve İşyeri alanında seçilen cari hesabın ve işyerinin e-fatura kullanıcı olması durumunda, e-fatura seçeneği otomatik olarak seçili duruma geçer. E-fatura kullanılmayacaksa Kağıt Fatura seçilir.
e-Fatura Bilgileri
e-Fatura bilgileri, fatura üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Fatura Bilgileri seçeneği ile girilir.
e-Fatura uygulaması ile gönderilecek faturanın tipi, e-Fatura Bilgileri penceresinde yer alan e-Fatura Senaryo alanında belirlenir. Senaryo alanı şu seçenekleri içerir:
Temel Fatura
Ticari Fatura
Cari hesap kartında yapılan seçim faturaya öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse değiştirilir.
fatura bilgileri penceresinde e-Fatura Statüsü alanında yer alan seçenekler kaydedilen fatura tipine göre değişiklik gösterir. Fatura statüsü LogoConnect üzerinden gelen Sistem Yanıtı ve Uygulama Yanıtı kaydedildiğinde bu yanıtlardaki bilgilere göre otomatik güncellenir.
Fatura Dönemi Bilgileri başlığı altındaki alanlardan dönem kullanılması durumunda geçerli olacak bilgiler kaydedilir.
Dönemin belli bir tarih aralığı olarak belirlenmesi halinde “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” girilir. Bunun dışında dönem, süre olarak belirtiliyorsa süresi ve birimi ilgili alanlarda kaydedilir.
Dönemin belli bir tarih aralığı olarak belirlenmesi halinde “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” girilir. Bunun dışında dönem, süre olarak belirtiliyorsa süresi ve birimi ilgili alanlarda kaydedilir.
E-Fatura Türündeki Satınalma Faturası - Alınan Hizmet Faturası - Satış İade Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:
Öneri / Gerçek durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik olarak oluşturulur.
Öneri / Gerçek durumundaki e-faturalar silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı “e-fatura ve bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır” mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-faturalar değiştirilemez.
Öneri durumundaki e-faturalar değiştirilebilir. Faturada herhangi bir değişiklik yapıldığında, kayıt esnasında program kullanıcıyı “e-fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orjinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?” mesajı ile uyarır.
Öneri durumundan Gerçek duruma geçiş yapılırken, herhangi bir revizyon kaydı olması durumunda uyarı verilir.
Not: E-fatura olarak girilen “Gerçek” durumundaki alım faturalarının değiştirilebilmesi için Satınalma Fatura Çalışma Bilgileri’nde yer alan Gerçek Durumundaki E-Faturalar Değiştirilebilsin parametresinde “Evet” seçiminin yapılmış olması gerekir.
Not: E-Fatura statüsü “Alındı” olan e-faturaların F9 menüsünde “Kabul et” ve “Reddet” seçenekleri yer alır.
“Kabul et” seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü ““Kabul edildi - Yanıt oluşturulmadı” haline getirilir.
“Reddet” seçeneği ile, faturanın e-fatura statüsü “Reddedildi – Yanıt oluşturulmadı” haline getirilir.
E-Fatura Türündeki Toptan Satış Faturası -Verilen Hizmet Faturası - Satınalma İade Faturası için dikkat edilmesi gereken noktalar:
Öneri durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı oluşturulmaz.
Gerçek durumundaki e-faturalar için, her değişiklik sonucu revizyon kaydı otomatik oluşturulur.
Öneri konumundaki e-fatura silinebilir. Fatura silinmek istendiğinde program kullanıcıyı “…. tarihli …. numaralı e-faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır.” ya da “e-fatura çıkartılacaktır.” mesajı ile uyarır.
Gerçek konumdaki e-fatura tutarsal alanları, statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken değiştirilebilir. Tutarsal değişiklik oluşturmayacak alanlar (Özel Kod, Yetki Kodu, İşyeri, Bölüm,Ambar Gibi) değiştirilebilir. Firma kontrol tipi “İşyeri Bazında” ise, e-fatura içinde işyeri değişikliğine izin verilmez.
Gerçek konumdaki e-fatura statüsü sadece "GİB'e iletilecek" iken silinebilir. Diğer durumlarda silinemez; program kullanıcıyı “Durumu gerçek olan e-faturanın silinebilmesi için "GIB’e gönderilecek" statüsünde olması gerekmektedir.” mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-fatura statüsü “GIB’e iletilecek” olduğunda, çıkartılırken program kullanıcıyı “…. tarihli …. numaralı e-faturaya bağlı irsaliyeler çıkartılacaktır.” ya da “e-fatura çıkartılacaktır.” mesajı ile uyarır.
Gerçek durumundaki e-fatura statüsü “GIB’e iletilecek” olduğunda, değiştirilirken program kullanıcıyı “e-fatura üzerinde değişiklik yapıyorsunuz, kayıtlarınız orijinal e- fatura ile farklı olacaktır; devam etmek istiyor musunuz?” mesajı ile uyarır.
